Intégrer les données de votre boîte Gmail dans Power BI
Intégrer les données de votre boîte Gmail dans Power BI
Dans un monde où les décisions reposent sur les données, il est essentiel d’exploiter toutes les sources d’information disponibles… y compris celles auxquelles on ne pense pas toujours : la boîte mail. Vos emails contiennent des informations clés (commandes, échanges clients, alertes internes…) qu’il est possible de transformer en données exploitables dans Power BI.
Dans cet article, nous vous guidons pour :
Extraire automatiquement les emails depuis Gmail vers Google Sheets à l’aide de Google Apps Script
Importer ces données dans Power BI Desktop pour les analyser et les visualiser.
Extraire vos emails Gmail avec Google Apps Script
Préparer votre feuille de calcul
Créez un nouveau fichier Google Sheets dans votre Drive.
Ouvrez-le, nommez-le selon votre convenance.
Cliquez sur Extensions > Apps Script pour ouvrir l’éditeur de script.
Coller le script suivant :
🔧 N’oubliez pas de remplacer les variables marquées ⚠️ par l’ID de votre document et le nom de la feuille cible
Que fait ce script ?
Il parcourt tous les emails de votre boîte de réception Gmail
Pour chaque message, il extrait : la date, l’expéditeur, le destinataire, l’objet et le corps du message
Ces données sont ajoutées ligne par ligne dans une feuille Google Sheets
Un bouton « Click to Fetch » est automatiquement ajouté dans l’interface pour lancer l’extraction manuellement
Autorisations et exécution
Enregistrez votre script (icône de disquette)
Cliquez sur ▶️ (Exécuter) → Vous devrez autoriser l’accès à votre compte Gmail
Une fois l’autorisation validée, retournez dans votre feuille Google Sheets et utilisez le bouton « Click to Fetch » pour lancer l’importation des emails
Importer les données de Google Sheets vers Power BI
Une fois les emails collectés dans votre feuille Google, place à Power BI.
Étapes :
- Ouvrez Power BI Desktop
- Cliquez sur Obtenir les données
- Sélectionnez Google Sheets comme source
- Renseignez l’URL de votre fichier Google Sheets
- Connectez-vous avec le compte Google lié à ce document
Sélectionnez la feuille contenant les données → Chargez dans Power BI
Vous pouvez maintenant utiliser les emails comme jeu de données pour :
- Créer des tableaux de bord
- Suivre des tendances (par expéditeur, par sujet, par volume…)
- Visualiser l’activité sur une période donnée
⚠️ Conseils & limitations
Sécurité
Ne partagez jamais publiquement l’URL d’un fichier contenant des données sensibles
Gardez en tête qu’un simple lien partagé peut exposer l’intégralité de votre jeu de données
Volume de données
- Si vous avez des milliers d’emails, l’extraction peut prendre du temps
- Power BI peut ralentir si le volume est trop élevé : pensez à filtrer en amont
Automatisation
Vous pouvez programmer le script pour s’exécuter automatiquement à intervalles réguliers (toutes les heures, tous les jours, etc.) via les déclencheurs dans Apps Script
Un mot sur l’éthique et la transparence
Avant de déployer ce type de solution dans un contexte professionnel, il est essentiel d’aborder la question de la transparence et de la protection des collaborateurs. Utiliser les emails à des fins d’analyse peut soulever des inquiétudes légitimes. Il est donc fondamental de :
Informer les personnes concernées de la nature et des objectifs de l’analyse
Obtenir leur accord lorsque cela est requis
Éviter tout usage intrusif ou punitif des données
👉 L’objectif doit rester l’amélioration des processus, la qualité de service ou la détection d’opportunités, et non la surveillance abusive. Mettre en place une politique claire et éthique renforce la confiance au sein des équipes.
Avant de déployer ce type de solution dans un contexte professionnel, il est essentiel d’aborder la question de la transparence et de la protection des collaborateurs. Utiliser les emails à des fins d’analyse peut soulever des inquiétudes légitimes. Il est donc fondamental de :
Informer les personnes concernées de la nature et des objectifs de l’analyse
Obtenir leur accord lorsque cela est requis
Éviter tout usage intrusif ou punitif des données
L’objectif doit rester l’amélioration des processus, la qualité de service ou la détection d’opportunités, et non la surveillance abusive. Mettre en place une politique claire et éthique renforce la confiance au sein des équipes.
Ce qu’il faut retenir
Ce workflow vous permet de transformer vos emails en données exploitables, sans outil payant ni intégration complexe.
Que ce soit pour analyser des tickets clients, des réponses à des campagnes, ou tout autre type d’échange, cette méthode simple et modulable est un excellent point de départ vers une exploitation avancée de la donnée.
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